Obowiązek informacyjny dotycząca przetwarzania danych osobowych uczniów i ich rodziców

Kto jest Administratorem danych osobowych ?

Administratorem danych uczniów, podopiecznych (dalej: uczniów), ich rodziców czy opiekunów prawnych (dalej: rodziców),  w związku z procesem rekrutacyjnym, ale również w związku z całym tokiem edukacyjnym świadczonym przez placówkę jest dyrektor Szkoły Podstawowej w Turzynie z siedzibą Turzyn  95

Dane kontaktowe:

Adres e-mail: pspturzyn@poczta.onet.pl

Numer telefonu: 297775608

Adres korespondencyjny: Turzyn 95  07-221 Brańszczyk

Czy został powołany Inspektor Ochrony Danych ?

Zgodnie z art. 37 ust. 1 lit. a Rozporządzenia, Administrator, jako podmiot publiczny zobligowany jest do powołania Inspektora Ochrony Danych.

Z naszym wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych możecie się Państwo kontaktować    w każdej sytuacji dotyczącej przetwarzania przez Administratora Waszych danych, najprościej wysyłając e-mail na adres: m.zadrozinski@inspektorzyodo.pl

Skąd pozyskujemy dane osobowe  ?

Dane osobowe uczniów, podopiecznych oraz rodziców uczniów czy opiekunów prawnych, pozyskuje się bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, z zastrzeżeniem, że w przypadku danych osób niepełnoletnich, dane te pozyskiwane są od opiekunów, a które podawane są nam w związku ze złożeniem wniosku o przyjęcie ucznia do naszej placówki lub wynikające ze świadczenia przez placówkę usług edukacyjnych, opiekuńczo-wychowawczych czy pedagogicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dane te mogą także wynikać z korespondencji w związku z prowadzonym procesem rekrutacyjnym.

Czy muszą nam Państwo podać swoje dane ?

W każdej sytuacji zbierania danych, będziemy informować Państwa, czy ich podanie jest obowiązkowe:

• jeśli wynikać będzie ono z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit c  Rozporządzenia), czy też będzie niezbędne do wykonania „umowy”, np. realizacja wycieczki (art. 6 ust. 1 lit b  Rozporządzenia) - podanie danych będzie obowiązkowe i niezbędne do realizacji danych procesów;
• gdy przetwarzanie danych oparte będzie na podstawie udzielonej zgody
  w określonym celu (np. zgoda na wykorzystanie wizerunku), to podanie danych będzie dobrowolne, tak samo jak wyrażenie zgody. Należy pamiętać, że w każdym momencie, mają Państwo prawo do cofnięcia udzielonej zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, dokonanego na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.

Jakie dane osobowe możemy przetwarzać  ?

W stosunku do uczniów przetwarzamy dane osobowe w następującym zakresie:

• dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, adres zamieszkania, data i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w sytuacji braku nadania numeru PESEL, seria i numer innego dokumentu tożsamości;
• dane dotyczące potrzeb wychowawczo-edukacyjnych, takich jak: opinie i orzeczenia poradni psychologiczno-pedagogicznych, informacje dotyczące sytuacji wychowawczych, stanu zdrowia, nawyków żywieniowych (dieta), a także inne dane istotne z punktu widzenia placówki oraz rodziców w celu właściwego zapewnienia potrzeb wychowawczo-edukacyjnych;
• dane dotyczące przebiegu edukacji takich jak: oceny, zachowanie, frekwencja, plan zajęć, data rozpoczęcia i zakończenia nauki oraz data i przyczyna opuszczenia szkoły, a także inne informacje dotyczące postępów i problemów edukacyjnych, przyznanych nagród i kar, itp.;
• dane dotyczące aktywności i wyników ucznia osiągniętych w konkursach, zawodach szkolnych i międzyszkolnych oraz innych wydarzeniach;
• wizerunek ucznia, zarejestrowany przez system monitoringu oraz w wyniku prowadzonej dokumentacji fotograficznej i video ze szkolnych uroczystości, zawodów i innych wydarzeń organizowanych przez Szkołę.

W stosunku do rodziców przetwarzamy dane osobowe w następującym zakresie:

• dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, adres zamieszkania (jeśli jest innych niż adres zamieszkania ucznia),
• dane kontaktowe: numer telefonu i adres poczty elektronicznej (adres e-mail), adres do korespondencji,
• inne dane wynikające ze składanych przez opiekunów w trakcie trwania nauki ucznia pism i wniosków w tym informacji o: wielodzietności, stanu zamożności i dochodach w przeliczeniu na osobę w rodzinie, itp.

Jakie są cele przetwarzania danych osobowych ?

Dane osobowe uczniów i ich rodziców będą przetwarzane w celu:

• rozpatrzenia wniosku (proces rekrutacji) o przyjęcie dziecka do placówki, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wynikającymi z Ustawy z dn. 14 grudnia 2016 r. prawo oświatowe;
• realizacji zadań ustawowych w zakresie świadczenia usług dydaktycznych, opiekuńczych i wychowawczych wynikających z Ustawy z dn. 14 grudnia 2016 r. prawo oświatowe oraz Ustawy z dn. 7 września 1991 r. o systemie oświaty;
• świadczenia odpłatnych usług dodatkowych na rzecz uczniów w związku z podpisaną umową, np. żywienie, wycieczka;
• wewnętrznych celów administracyjnych Szkoły, w tym statystyki i raportowania wewnętrznego szkoły;
• zapewnienia bezpieczeństwa uczniów oraz ochrony dla mienia i zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Administratora na szkodę, poprzez zastosowanie środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring wizyjny), zgodnie z art. 108a Ustawy z dn. 14 grudnia 2016 r. prawo oświatowe
• marketingu i promocji w/w placówki; w tym prowadzenia konkursów, promocji osiągnięć i utrwalania pozytywnego wizerunku placówki, promowanie osiągnięć edukacyjnych, wychowawczych uczniów i współpracy z rodzicami.

Jakie są podstawy prawne przetwarzania danych osobowych ?

Dane osobowe ucznia oraz opiekuna przetwarzamy na określonej podstawie prawnej, w zakresie:

• realizacji zadań wynikających z przepisów prawa – zgodnie z art. 6 ust.1 lit c oraz art. 9 ust. 2 lit b RODO;
• zawarcia i wykonania umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• dochodzenia należności, tylko w uzasadnionych przypadkach – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO;
• zapewnienia przejrzystości w przypadkach wykrywania i zapobiegania nadużyć oraz zapewnienia bezpieczeństwa uczniów oraz mienia szkoły na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i lit. e RODO;
• nauki prawidłowego kształtowania zachowań społecznych uczniów - Administrator, na podstawie art. 6 ust. 1 lit e RODO, będzie wykorzystywał dane identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko oraz wizerunek ucznia, bez zgody opiekuna; wykorzystywanie to będzie odbywać się w ramach lokalnej społeczności szkolnej, na tablicach informacyjnych, w gazetce szkolnej i innych, co ma umożliwić kształtowanie prawidłowych postaw relacji międzyludzkich;
• w pozostałych przypadkach dane uczniów oraz opiekunów przetwarzane są wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Jak długo przechowujemy dane osobowe ?

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane. Wynika on z przepisów prawa, (które nakazują przechowywanie danych przez określony czas), jest niezbędny do wykonania umowy, lub wykonania zadań realizowanych w interesie publicznym.

Przykładowe okresy, przez jakie dane osobowe mogą być przechowywane:

• dane osobowe przetwarzane w związku ze świadczeniem usługi edukacyjnej, pedagogicznej czy też opiekuńczo-wychowawczej oraz w związku z prowadzoną korespondencją – zgodnie z przepisami prawa, które może być różne w zależności od podstawy prawnej obligującej Administratora do przetwarzania określonych kategorii danych. Szczegółowe informacje dotyczące okresu archiwizowania określonych dokumentów można znaleźć w Instrukcji kancelaryjnej. Przykłady:
  • dziennik lekcyjny – 5 lat,
  • księgi uczniów – 10 lat,
  • arkusze ocen – 50 lat,
  • inne ewidencje, takie jak rejestr czytelników biblioteki przez okres nie dłuższy niż do zakończenia nauki i rozliczenia się z biblioteką,
  • pozostałe dane dotyczące informacji zawartych w dzienniku pedagoga, psychologa, pielęgniarki przechowywane są zgodnie z przepisami szczegółowymi w tym zakresie;
• dane osobowe zgromadzone w procesie rekrutacyjnym – 12 miesięcy, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem
• dane osobowe, przetwarzane na podstawie udzielonej zgody, przetwarzane są do osiągnięcia wskazanego w zgodzie celu lub do czasu wycofania udzielonej zgody.
• dane potrzebne do wystawienia faktury oraz dowody księgowe, obsługa płatności i rozliczeń – 5 lat od końca okresu podatkowego.

 

Czy przetwarzamy Państwa dane automatycznie ?

Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania, tzn. że nie posiadamy i nie zamierzamy posiadać narzędzi / systemów, które umożliwią nam wykorzystanie Państwa danych do oceny czynników osobowych, w szczególności do analizy lub prognozy.

Komu możemy udostępniać Państwa dane ?

Dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie w sytuacji, gdy:

• odbiorcami są inne podmioty wykonujące usługi na rzecz Administratora, wyłącznie w zakresie świadczonej usługi, zgodnie z zawartą umową, np.:
  • firmy obsługujące nasze systemy teleinformatyczne (dziennik elektroniczny), arkusz ocen i inne lub udostępniające nam narzędzia teleinformatyczne,
  • firmy obsługujące nas w obszarze systemu IT, w tym firmy serwisujące urządzenia informatyczne,
  • firmy świadczące usługi w zakresie poczty elektronicznej i innych usług komunikacji elektronicznej,
  • pielęgniarka w zakresie stanu zdrowia ucznia,
  • inspektor BHP,
  • towarzystwa ubezpieczeniowe, ubezpieczyciele wycieczek szkolnych,
  • inne szkoły i organizacje, którym Administrator udostępnia dane osobowe ucznia w ramach jego uczestnictwa w olimpiadach / konkursach szkolnych;
• wynika to z przepisów prawa w związku z realizacją zadań ustawowych. Mogą to być, np.:
  • Minister Edukacji Narodowej - dane przekazywane poprzez system informacji oświatowej w zakresie wynikającym z przepisów ustawy o systemie informacji oświatowej,
  • Okręgowa Komisja Egzaminacyjna - w zakresie wynikającym z rozporządzeń Ministra Edukacji Narodowej w sprawie szczegółowych warunków i sposobu prowadzenia egzaminu gimnazjalnego i egzaminu ósmoklasisty,
  • sądy, policja i inne organy i służby prawnie uprawnione do pozyskiwania i przetwarzania danych w związku z realizacją swoich zadań ustawowych.

Czy przekazujemy Państwa dane do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego ?

Administrator oświadcza, że dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców mających siedzibę w Państwach spoza obszaru EOG (Europejskiego Obszaru Gospodarczego).

Jakie prawa Państwu przysługują?

Administrator gwarantuje, że dokłada wszelkich starań, aby Państwa dane przetwarzane były tylko w niezbędnym zakresie oraz zgodnie z wszelkimi przepisami. Jednak, jeśli uznacie Państwo, że naruszyliśmy powszechnie obowiązujące przepisy dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych to każda osoba fizyczna, której dane są przetwarzane ma prawo:

• dostępu do danych;
• uzyskania kopii danych;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym);
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• sprzeciwu;
• do wycofania zgody;
• wniesienia skargi do Urzędu Nadzorczego (Urząd Ochrony Danych Osobowych).

Uprawnienia, o których mowa powyżej można zrealizować osobiście składając pisemny wniosek, drogą elektroniczną lub listownie na wskazane poniżej adresy:

• adres e-mail: pspturzyn@poczta.onet.pl

• adres korespondencyjny: Turzyn  95  07-221 Brańszczyk